Làm thế nào để đánh dấu dữ liệu Excel kèm theo thông báo lỗi cực kì hữu ích

Chào các bạn, chúng ta lại gặp nhau trong một ứng dụng Excel mới. Đó là cùng nhau tìm hiểu và xây dựng biểu mẫu chấm công theo dõi cán bộ công chức (CBCC), người lao động trong cơ quan một cách tự động và dể dàng thực hiện.

Công tác văn phòng phải theo dõi và tham mưu kịp thời với lãnh đạo rất nhiều lĩnh vực trong đó có cả công tác quản lý cán bộ trong cơ quan. Vậy là công chức văn phòng chắc bạn đã từng chấm công (nói đúng hơn là theo dõi CBCC và người lao động vì không có cơ chế trừ lương hay phạt kỷ luật gì) mục đích cuối cùng là để đánh giá tác phong, nề nếp cũng như biết được hoặt động trong một năm của một đối tượng được theo dõi.

Việc theo dõi, chấm công CBCC được báo cáo hằng tháng được xem là phù hợp và kịp thời. Chính vì vậy mà mình cũng viết sẵn file Excel theo dõi CBCC được thống kê kết quả theo từng tháng.
Chia sẻ file excel theo dõi chấm công cán bộ công chức năm 2018

Những gì được cập nhật trong file Excel theo dõi CBCC 2018

  • Tất cả mọi thứ được tự động hóa
  • Theo dõi tháng nào thì chọn tháng đó (giao diện: lựa chọn tháng theo dõi đặt trên cùng nên dể dàng chọn thực hiện)
  • Chỉ khai báo một lần duy nhất, tất cả dữ liệu được tự động thêm vào bảng.
  • Không sử dụng bất kỳ Macro hay VBA nên file này siêu nhẹ chạy tốt trên bất cứ máy tính nào.
  • Tự động hiện thị nếu có theo dõi đối tượng trùng nhau
  • Tự động hiện thị các ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) bằng hình thức tô màu vàng và xanh mờ giúp bạn tránh nhập dữ liệu những ngày nghỉ.
  • tự động hiện thị ngày tháng và thứ của ngày tháng đó theo năm bạn khai báo (ở trên mình khai báo năm 2018)

Tìm hiểu về file Theo Doi CBCC 2018 VP_IT.soft

1. Khai báo thông tin ban đầu

Bạn nhập vào mục DM Cán Bộ và nhập dữ liệu theo hướng dẫn.
Chia sẻ file excel theo dõi chấm công cán bộ công chức năm 2018
Tại đây sẽ có một số lưu ý:
  • Năm tài chính (hành chính): Bạn nhập năm muốn theo dõi, chấm công. Mình để 2018.
  • Mã CB: Mã này được bạn thiết lập hoặc theo gợi ý của mình sẵn trong file. Mã này phục vụ tất cả các bảng chấm công nên bạn khai báo sao cho dể nhớ.
  • Họ tên và chức vụ bạn nhập theo thực tế của đơn vị, nhập chính xác vì dữ liệu này được lấy tự động trong bảng chấm công.

Chia sẻ file excel theo dõi chấm công cán bộ công chức năm 2018

2. Thực hiện theo dõi, chấm công theo tháng

Ví dụ trong tháng 1.
– Đầu tiên bạn nhấp chọn tháng 1
Chia sẻ file excel theo dõi chấm công cán bộ công chức năm 2018
– Chọn đối tượng CBCC để theo dõi
Chương trình đã cài đặt sẵn lựa chọn theo danh sách xổ xuống Mã CB theo mã được khai báo ở bước 1 (Khai báo thông tin ban đầu), tại đây bạn chỉ được phép chọn đối tượng cần theo dõi. Khi chọn Mã CB thì cột Họ và tên, Chức vụ sẽ tự động hiện thị thông tin tương ứng như được khai báo ở Bước 1.

Lưu ý: Nếu bạn thấy Cột Mã CB hiện màu hồng có nghĩa bạn đã theo dõi trùng đối tương, bạn dể dàng loại bỏ đối tượng trùng.
Cột Họ và tên, Chức vụ được hiện thị tự động nên mình khóa để hạn chế sai xót về lỗi cấu trúc dữ liệu và bạn sẽ không thể nhập dữ liệu cho cột này. 
Chia sẻ file excel theo dõi chấm công cán bộ công chức năm 2018
– Làm thế nào để nhập chấp công.
Mình khai báo và xây dựng công thức theo quy ước sau, NẾU bạn muốn thay đổi thì liên hệ mình để hướng dẫn.
  • K: Không phép, không lý do
  • T: Tập huấn
  • HO: Họp, đi họp
  • HC: Học, tham gia học theo phê duyệt của lãnh đạo
  • O: Đau ốm
  • V: Vắng buổi, có nghĩa là chỉ đi làm buổi sáng hoặc buổi chiều

Với mỗi đối tượng theo dõi nếu phát sinh các trường hợp vắng với những lý do được quy ước ở trên thì bạn chỉ việc nhập vào ô theo đúng ngày và đối tượng
Ví dụ: Cán bộ Nguyễn Thị N (mã CB: HU21) có các trường hợp vắng như sau:
Chia sẻ file excel theo dõi chấm công cán bộ công chức năm 2018

Ngày 2/1: bị đau ốm                   Ta nhập ký hiệu: O
Ngày 10/1: Đi họp                      Ta nhập ký hiệu: HO
Ngày 15/1: Vắng một buổi         Ta nhập ký hiệu: V
Ngày 23/1: Vắng không lý do    Ta nhập ký hiệu: K

Như vậy chương trình sẽ thông kê kết quả trong tháng 1 của Cán bộ Nguyễn Thị N (mã CB: HU21) như sau:
Tổng ngày vắng là: 4 ngày và có các lý do được nêu
Nếu không tính vắng buổi thì là 3 ngày, vì trong nhiều trường hợp có thể vắng buổi.
Chia sẻ file excel theo dõi chấm công cán bộ công chức năm 2018

Trên đây là mình vừa giới thiệu chương trình theo dõi, chấm công CBCC, người lao động ở cơ quan. Nếu bạn thích hãy chia sẻ bài viết này và để lại mail dưới bài viết, mình sẽ kiểm tra và gửi cho bạn.
Cám ơn vì xem qua bài viết, chúc các bạn một ngày tốt lành.

62 BÌNH LUẬN

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here