Ngày nay, trong nhịp sống gấp gáp của thời đại công nghiệp, thời gian dường như đã trở thành một thứ vô giá.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả nhất, thậm chí có rất nhiều người đã vướng phải thứ mà các chuyên gia tâm lý vẫn gọi là “Cạm bẫy thời gian”. Nó khiến con người cảm giác như thời gian của họ bị tắc lại trong dòng chảy vô tận của công việc và trách nhiệm, và cuộc sống trở nên khó khăn và mất kiểm soát hơn cho dù họ đã cố gắng hết sức.

Trải qua hơn một thập kỷ nghiên cứu tường tận với sự tham gia của nhiều doanh nhân trên khắp thế giới, Alec Mckenzie và Patricia Nickerson đã cùng nhau cho ra đời siêu phẩm “The Time Trap” – “Nghệ thuật quản lý thời gian” cuốn cẩm nang kỳ diệu tiết lộ những cách thức tối ưu giúp bạn kiểm soát thời gian một cách hiệu quả nhất.

Với các chiến thuật thông minh, những kinh nghiệm được rút ra từ các bài phỏng vấn chuyên sâu cùng nhiều công cụ quản lý thời gian hiệu quả được sắp xếp hợp lý và logic, cuốn sách sẽ giúp bạn:

§ Tránh những cách “tiết kiệm thời gian” không hiệu quả.

§ Xây dựng và theo đuổi mục tiêu đã đặt ra đến phút chót.

§ Tính toán thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.

§ Xác định nguyên nhân và tránh lãng phí thời gian.

§ Giúp bản thân trở nên năng động và chuyên nghiệp hơn

Trải qua bốn lần tái bản, hơn nửa triệu ấn phẩm được độc giả tại nhiều quốc gia trên thế giới đón nhận nồng nhiệt, có thể nói, “Nghệ thuật quản lý thời gian” chính là bộ công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất tính đến thời điểm hiện tại.

Trích đoạn sách hay

NHẬT KÝ THỜI GIAN

Trong một tuần, bao nhiêu lần bạn nghe thấy đồng nghiệp của mình than vãn rằng: “Tôi không biết thời gian chạy đi đâu mất rồi?!”

Rất nhiều người thở dài đầy cam chịu; họ tin rằng chẳng hề có liều thuốc nào chữa được căn bệnh này. Nhưng bởi vì bạn đang đọc cuốn sách này, bạn có thể quả quyết rằng mình có thể tìm ra thời gian thực sự đã biến đi đâu. Trong chương này, bạn sẽ được cung cấp hai “phương thuốc”: đầu tiên hãy tìm ra những thứ đã lấy hết thời gian của bạn, thứ hai là hãy tìm cách bảo vệ và duy trì các thứ tự ưu tiên của bạn.

Khi bạn bận rộn thì thời gian dường như bốc hơi mất. Nếu tìm ra được thời gian của bạn đã thực sự chạy đi đâu, bạn có thể nắm bắt được nhiều giá trị hơn từ đó, và kiểm soát được sự rò rỉ thời gian.

NHẬT KÝ MANG TIẾNG XẤU RA SAO?

Công cụ đơn giản nhất trong việc kiểm soát này là nhật ký thời gian. Nhưng quá nhiều người sử dụng và các tác giả sau khi hiểu sai những ứng dụng của nhật ký, đã gán cho nó một thứ tiếng xấu. Họ sợ hãi điều gì chứ?

Sự buồn tẻ: Đúng thế, nhật ký thời gian sẽ thật sự rất tẻ nhạt nếu bạn viết dài. Nhưng bạn sẽ không viết dài đâu!

Thiếu chính xác: Người ta quên không tạo ra các đầu mục, sau đó lại vò đầu bứt tai tìm lại từ trí nhớ… và sau đó bỏ không viết nữa. Nhưng bạn không nhất thiết phải viết vào tất cả các đề mục. Trong hệ thống của chúng tôi, bạn chỉ nhập vào những điều xao lãng mâu thuẫn trực tiếp với những ưu tiên hàng đầu của bạn.

Tội ác: Con người sẽ sốc nếu họ nhìn thấy khoảng thời gian của mình bị mất; họ sẽ mắng nhiếc bản thân không thương tiếc. Nhưng bạn có thể vui vẻ khi lại viết nhật ký với niềm tin rằng mình không phải một cỗ máy. Khi không thể quản lý thời gian của mình hoàn hảo và toàn diện, việc lưu lại nhật ký một cách ngắn gọn và chọn lọc sẽ giúp bạn bảo vệ các ưu tiên hàng đầu của mình. Đó chính là điều chúng ta muốn.

Ngay lúc này, sự phủ nhận của bạn có thể đã thành hình, kèm theo những điều dễ làm người ta nản lòng như: “Tôi nghĩ mình có thể bỏ qua phần này”. Hoặc, “Tôi biết một ngày mình có thể giải quyết khối lượng công việc như thế nào, ngày nào cũng vậy mà thôi.”

Ngược lại: không ai có khái niệm rõ ràng về việc một ngày có thể xảy ra những sự kiện gì. Chính vì thế một người viết nhật ký thời gian luôn cảm thấy ngạc nhiên. Họ học được rằng, không những viết nhật ký thời gian không hề làm con người kiệt sức, tốn thời gian hay gây bối rối như họ vẫn lo sợ, mà còn có thể nhanh chóng chỉ rõ việc gì đang thực sự xảy ra. Nếu bạn chọn ghi lại những sự việc bị gián đoạn (những thứ đã tấn công các thứ tự ưu tiên của bạn), bạn sẽ khám phá ra một số điều thú vị!

Đừng để Sự phủ nhận trì hoãn khởi đầu của bạn

Một khi đã bắt đầu, bạn cũng đừng lo lắng bởi những thực tế mà bạn khám phá được. Bạn có thể phản đối rằng: “Ồ không, tôi biết điều này có vẻ hơi tệ, nhưng hôm nay không phải là một ngày bình thường.”

Thành thực mà nói, trong suốt những năm giảng dạy về quản lý thời gian, chúng tôi vẫn chưa thấy một ai có thể chứng minh nổi một ngày “bình thường” là như thế nào. Trái lại, chúng tôi thấy rõ ràng phần đông mọi người có thể chứng tỏ một ngày bình thường của họ hóa ra lại bất thường ra sao.

Sau một ngày ghi chép nhật ký thời gian, một nhân viên bán hàng đã choáng váng khi phát hiện ra rằng anh ta đã dành ít hơn 20% thời gian cho ưu tiên số một, và vì thế dẫn tới việc giao phát trễ: “Nếu tôi vẫn tiếp tục một ngày ‘bình thường‘ như thế này, tôi sẽ bị sa thải mất thôi!”

Vì thế, hãy tiếp tục viết nhật ký. Đơn giản là không có cách nào tốt hơn để có được hình ảnh tốt nhất bằng cách viết nhật ký. Quan trọng hơn, bạn sẽ có động lực mạnh mẽ để bắt đầu áp dụng những phương thức này ngay lập tức.

TÍNH CHỌN LỌC: BÍ QUYẾT QUAN TRỌNG NHẤT

Nếu cố gắng ghi chép lại những thứ bạn làm trong ngày, bạn sẽ không những phải chịu đựng sự buồn tẻ, mà còn chẳng hoàn thành được việc nào ra hồn. Nhưng đó không phải là điều chúng ta suy nghĩ. Làm thế nào mà nhân viên bán hàng ở trên có thể nắm bắt được rõ ràng rằng ưu tiên số một của anh ta cứ liên tục bị khuất lấp trong cả đống thứ như thế? Anh ta đã tập trung nhật ký của mình vào một danh sách ngắn gọn ba mục tiêu quan trọng nhất. Sau đó, anh ta ghi lại “những thay đổi phương hướng”, chỉ chú thích những việc đã vi phạm vào những ô thời gian đã được đặt trước cho các ưu tiên. Dưới đây chính là cách thiết kế nhật ký thời gian của bạn:

  1. Bắt đầu với bố cục hai cột đơn thuần.
  2. Ở cột bên trái – chúng ta gọi nó là Vùng Ưu tiên – bạn chỉ liệt kê những nhiệm vụ ưu tiên tối ưu trong ô thời gian được phân.
  3. Bạn hy vọng rằng cột bên phải sẽ được giữ trắng. Nhưng ở đây, bạn chỉ ghi lại những sự việc cho phép bạn chuyển hướng từ các nhiệm vụ thuộc Vùng Ưu tiên.

Vậy là, giữa rất nhiều các cuộc hẹn, cuộc họp và công việc hàng ngày, bạn chỉ đánh dấu ba ưu tiên hàng đầu cho một ngày của mình. Phân bố những khoảng thời gian tốt nhất cho ba nhiệm vụ đó, hoặc cho các phần công việc mà bạn đã dự tính cho ngày hôm đó. Một vài người cống hiến tối thiểu 20% thời gian trong ngày để tạo ra những tiến triển nhất định cho các nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên, thậm chí cả những người với thời hạn đã được khoan nhượng. Những ưu tiên hàng đầu được xếp vào cột bên trái; mỗi lần bạn chuyển sự chú tâm của mình thì viết sang bên phải. Điều này có khó khăn quá không?

Hãy ghi lại bất cứ sự chuyển hướng trọng tâm nào, cho dù việc đó ngắn gọn hay tầm phào đến mức nào. Hãy chú thích nguyên nhân gây ra sự gián đoạn và bạn dành cho nó bao nhiêu thời gian. Một vài lần chuyển hướng sẽ thật bõ công, còn những lần khác thì không.

Với hệ thống này, bạn vẫn sẽ có một vài giờ mỗi ngày dành cho việc phân ô những nhiệm vụ thứ cấp. Nếu “đi lạc” vì những nhiệm vụ này, bạn không cần ghi lại bởi sự chuyển hướng này không gây ra thiệt hại trong ngày của bạn. Tính chọn lọc này sẽ loại bỏ lời phàn nàn rằng việc ghi chép nhật ký đã lấy hết thời gian trong ngày của bạn. Bạn chỉ cần quan tâm tới những sự chuyển hướng liên quan tới các hoạt động trong Vùng Ưu tiên.

Còn đối với khoảng thời gian còn lại của ngày – bạn không cần thiết phải cố gắng hoàn hảo làm gì. Sống và cứ sống như thế thôi! Cuối ngày, bạn sẽ nhìn lại và xem bao nhiêu phần trăm khoảng thời gian dự định của bạn thực sự được dành cho các ưu tiên hàng đầu. Bạn có thể sẽ có tư duy không khoan nhượng về những sự chuyển hướng mà chính bạn đã cho phép chiếm các ưu tiên của bạn.

Với tỷ lệ rõ ràng còn lại trong ngày dành cho các ưu tiên thứ cấp cũng như những gián đoạn thích đáng, bạn sẽ cảm thấy hào hứng vui vẻ hơn khi giao tiếp với mọi người. Và khi bạn chắc chắn rằng các nhiệm vụ trong vùng ưu tiên đang được hoàn thành, cả ngày bạn sẽ thấy tập trung và ổn định hơn khi giao tiếp với mọi người.

GỘP VÙNG ƯU TIÊN VỚI ĐỆM LIÊN LẠC (CONTACT CUSHIONS)

Bạn có thể đã để ý rằng trong biểu đồ Vùng Ưu tiên khá đơn giản phía trên, nhà quản lý đã cố gắng phân bố các khoảng thời gian hợp lý cho ba nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của anh ta. Nhưng bạn cũng có thể nhận thấy rằng khoảng thời gian tuyệt nhất trong ngày chưa hẳn đã là khoảng thời gian sớm nhất.

Cũng như anh ta, bạn có thể bắt đầu một ngày của mình bằng cách bảo vệ 20% công việc hàng đầu trong những ô đại diện cho những khoảng thời gian tuyệt nhất để hoàn thành công việc. Tiếp đó, để đảm bảo rằng những người gây gián đoạn tiềm tàng sẽ không ảnh hưởng tới Vùng Ưu tiên của mình, bạn có thể cung cấp cho họ những tấm “đệm liên lạc” về cả hai bên của Vùng Ưu tiên, những thời điểm họ có thể dễ dàng liên lạc được với bạn.

Dưới đây là một minh họa cho điều này:

  1. Sử dụng một biểu đồ thời gian thông dụng (bố trí theo các khoảng thời gian 15 phút) để minh họa.
  2. Hãy giả sử là vào một ngày nhất định nào đó, bạn chỉ dành được tổng cộng hai giờ cho các nhiệm vụ Vùng Ưu tiên.
  3. Lựa chọn những khoảng thời gian mà bạn hy vọng sẽ được yên tĩnh như giữa buổi sáng hay giữa buổi chiều, cho những nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên.

Hãy chỉ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất (hoặc các phần nhiệm vụ) cho ngày hôm đó. Và đừng quên biểu đồ hóa cả những “tấm đệm liên lạc” của bạn nữa.

Hãy để người khác nhận ra rằng bạn đã ghép những nhiệm vụ Vùng Ưu tiên với những “tấm đệm liên lạc” mở để những người lo lắng hay nôn nóng có thể liên lạc kịp thời với bạn mà không làm gián đoạn thời hạn công việc. Bạn đã vừa tạo ra một dấu hiệu dễ dàng nhìn thấy giúp bạn bảo vệ ít nhất 20% thời gian trong ngày, và giúp những người khác nhận ra rằng họ vẫn có thể liên lạc với bạn trong phần lớn thời gian. Sau đó, bạn có thể mở rộng phần Vùng Ưu tiên thêm một vài tiếng, nhưng bây giờ, hãy luyện tập việc duy trì những khoảng thời gian trong ngày, và để cho người khác thấy đó là điều hoàn toàn hợp lý.

Gián đoạn hợp lệ: Ưu tiên hàng đầu mới?

Đôi khi bạn sẽ quyết định rằng một gián đoạn khẩn đủ hiệu lực để đưa một nhiệm vụ ra khỏi Vùng Ưu tiên của bạn. Nếu biết rằng điều đó đáng để bạn hy sinh, vậy bạn hãy cho chính mình những tiêu chuẩn để có thể phán đoán và đánh giá chính xác. Hãy chắc chắn rằng bạn sẽ ghi lại những nhiệm vụ thắng thế trong lần đánh giá. Bạn cần nhớ rằng uy tín của bạn có được không phải từ việc giải quyết các nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp hơn, mà từ những nhiệm vụ có hiệu lực cao hơn – tức là rủi ro và giá trị cao hơn những nhiệm vụ trong Vùng Ưu tiên mà bạn đã thiết lập trong ngày.

Kiểm Soát Thời Gian – Chu Toàn Mọi Việc

Nguồn: Internet

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here