Mỗi Ngày Tiết Kiệm Một Giờ (Tái Bản Lần Thứ 11) là cuốn sách về quản lý thời gian với cách tiếp cận thẳng thắn và trực tiếp của Michael Heppell. Có thể nói trong quyển sách này chỉ có sự thực hành, thực hành và thực hành, vì hầu như từ đầu đến cuối đều là những ý tưởng mà tác giả đã học hỏi, tổng hợp và tự mình thử nghiệm hoặc do những độc giả thân thiết của ông thử nghiệm.

Mỗi chương sách là một tập hợp nhiều ý tưởng và công cụ hữu dụng để tiết kiệm tối đa thời gian, được tác giả chia theo các chủ đề rất gần gũi với đời sống thường ngày của bất cứ ai trong chúng ta.

Đây là một cuốn sách có thể thúc đẩy bất kỳ ai hành động, để không những “Mỗi Ngày Tiết Kiệm Một Giờ mà thậm chí nhiều giờ, đồng thời gia tăng chất lượng cuộc sống của tất cả chúng ta.

Trích đoạn sách hay

TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CỦA BẠN

Muốn làm được nhiều việc trong một thời gian tối thiểu thì điều quan trọng là phải lập một thời khắc biểu rất đúng. Xin bạn đừng hiểu lầm tôi: tôi không muốn bảo bạn phải lệ thuộc thời khắc biểu của bạn đâu; bạn không nên tham lam quá, tính sát quá tới cái mức không có một phút rảnh nữa, mà vừa làm vừa lo ngại không biết có kịp không. Mục đích của một thời khắc biểu là làm tăng năng suất của ta mà mất ít thời giờ nhờ khéo tổ chức; ta phải xếp đặt công việc theo thứ tự, quan trọng nhiều, quan trọng ít, việc nào làm trước, việc nào làm sau.

Muốn tiết kiệm thời giờ thì cần có một thời khắc biểu như “sở hỏa xa” vậy. Xe phải tới và đi đúng giờ. Và để tính những giờ đó người ta căn cứ vào tốc độ bình thường của xe. Bạn cũng vậy, phải căn cứ vào năng suất thường ngày của mình mà lập thời khắc biểu; mới đầu đừng định cho mình một mức quá cao. Không những vậy, nên tính đôi chút để phòng sự bất ngờ. Nếu bạn khéo tổ chức thì thời giờ dôi ra đó chính là thời giờ thuộc về riêng mình đấy.

Các nhà kinh doanh, các thầy thợ, các bà nội trợ nào làm được nhiều việc cũng luôn luôn có một thứ thời khắc biểu: người thì tính trước rất kỹ rồi ghi vào giấy, người thì phác sơ sơ trong đầu óc thôi. Tự mình phải lập thời khắc biểu cho mình vì chỉ mình mới biết rõ công việc cùng khả năng của mình, cái gì hợp hay không hợp với mình; nhưng người nào có một đời sống đầy đủ thì luôn luôn dự tính trước sẽ dùng thời giờ của mình ra sao.

  • Nên ghi cho khỏi mất thì giờ

Tôi đã hỏi nhiều người có danh tiếng về cách làm việc của họ, hết thảy đều có một lối riêng để ghi mọi việc cho khỏi mất thì giờ.

Ông giám đốc tờ This week magazine, một tạp chí có định kỳ số in lớn nhất thế giới, bảo tôi: khi có một ý nào hiện trong óc ông về một việc gì phải làm thì ông nên ghi lại tức thì đi, như vậy sau khỏi mất thì giờ nhớ lại xem mình phải làm gì. Rồi cứ cách một thời gian đều đều, ông nên coi lại những lời ghi đó, sắp đặt lại, theo một thứ tự đại khái nào đó. Đó cũng là một cách tiết kiệm thời giờ nữa, vì như vậy ông có thể tổ chức công việc của ông theo một thứ tự hợp lý được. Nếu ông có gia đình thì cách đó rất tốt để nhắc nhở bà nhà nhớ làm cho ông công việc ông đã nhờ cậy. Ông khỏi phải nặn óc tự hỏi: mình còn phải làm công việc gì đây… mà quên bẵng mất rồi.

  • Biết cách dùng những lời ghi đó

Điểm khó khăn nhất của phương pháp đó là trước hết phải biết cách ghi, rồi dùng những lời ghi đó mà lập một chương tình. Nếu bạn chỉ ghi lấy lệ lên một cái bao thư rồi nhét vào một ngăn kéo nào đó hoặc móc lên trên tường mà chẳng ngó ngàng tới nữa thì hiển nhiên những lời ghi đó vô dụng, thà đừng ghi còn hơn. Ghi rồi mà để lạc mất hoặc không biết cách dùng thì đời sống chỉ thêm rắc rối vì thỉnh thoảng bạn lại sực nhớ có việc này việc nọ định làm mà không làm, bạn đâm ra ân hận, nhưng đã trễ quá rồi.

Những lời ghi đó chỉ có ích khi nào ta dùng nó làm yếu tố để lập một thời khắc biểu. Nhà chế tạo xe hơi Henry J. Uaiser thường bảo: “Nếu chúng ta biết mình sẽ làm một công việc nào đó ra sao, thì công việc đó kể như đã làm được một nửa”.

  • Lập thời khắc biểu cho một ngày

Ông Hội trưởng công ty vĩ đại Dupont De Nemours bảo, đối với ông, sự tổ chức thời giờ đã thành một nhu cầu, và việc đó làm lợi cho ông gấp 3 hay 4 cái công ông bỏ vào đó. Đã từ lâu ông thực hành hai ý dưới đây:

1- Hễ có thể được thì ráng ghi trên giấy trắng mực đen, trong mỗi giai đoạn, công việc của ta sẽ ra sao. Những thầy và thợ giỏi nhất luôn luôn tự lập cho mình một chương trình rồi cứ bình tĩnh thực hiện những điều đã dự tính trước.

2- Nghiên cứu công việc hằng ngày của ta bằng cặp mắt của một nhà tổ chức chuyên môn. Ta biết rõ công việc của ta hơn bất kỳ ai và ta phải tự tìm lấy cách cải thiện nó.

  • Thời khắc biểu cho một tuần

Lập thời khắc biểu cho một tuần, rồi luôn luôn đặt ở trước mắt một tờ liệt kê những công việc quan trọng cho mấy ngày tới, theo đúng vậy thì ít nhất mỗi ngày tiết kiệm được hai mươi lăm phút. Bí quyết là phải luôn luôn phân biệt cái gì quan trọng, cái gì không quan trọng rồi lại luôn luôn xét lại hoài xem có cái gì hóa ra bớt quan trọng không, có cái gì hóa ra quan trọng hơn khong, để việc gì gấp nhất thì làm trước.

Khi lập bảng liệt kê đó, nên ghi lên đầu những việc chán nhất mà phải làm. Đã phải làm thì làm phắt đi, để hoãn lại chỉ thêm mất thì giờ, mất nghị lực thôi, có khi tốn công gấp hai nữa.

  • Biết tìm ra cái cốt yếu

Một người tổ chức khéo thì trước hết phải hợp lý hóa công việc của mình, nghĩ xem việc gì phải làm trước hết rồi làm liền. Nhiều người do bản năng cảm thấy cái gì quan trọng, cái gì không quan trọng, nhưng không phân biệt được rõ rệt. Phải phân biệt cái chính với cái phụ, ghi lên thẻ rồi xếp đặt theo thứ tự. Việc gì quan trọng nhất thì phải cương quyết làm ngay, nhất định gạt việc phụ ra một bên, đừng nghĩ tới nó. Như vậy không phí giờ, phí sức giải quyết những vấn đề lặt vặt không ảnh hưởng gì tới kết quả tối hậu.

  • Xét qua trọn vấn đề rồi lập một kế hoạch

Quy tắc chung là phân biệt những điểm cốt yếu và những chi tiết rồi lập một kế hoạch hành động. Dĩ nhiên khi lập kế hoạch, phải tiên liệu những việc có thể xảy ra sau này, nhưng không nên tiên liện cho một tương lai xa quá mà quên mất những việc sắp tới. Bạn nên nhớ rằng biến cố cuối cùng mới xảy ra trong đời bạn không nhất thiết là biến cố quan trọng nhất. Vì nó còn mới mẻ nên ta có thể thấy nó quan trọng, quan trọng nhất thời, sau này, cách một thời gian khá xa rồi nhớ lại ta mới nhận định được đúng giá trị của nó. Bạn nên tập thói quen đặt mỗi việc xảy ra vào trong toàn thể hoạt động của bạn hoặc vào trong cả cuộc đời của bạn rồi hãy xét nó, như vậy khỏi quan tâm tới các chi tiết, mà lợi thời giờ được rất nhiều.

  • Một chương trình cho mười lăm phút

Ông giám đốc tờ Christian Herold Magazine một hôm bảo tôi: “Từ lâu rồi có thói quen chia mỗi ngày của tôi thành từng khoảng, mỗi khoảng mười lăm phút dành cho một chương trình riêng. Lần lần, tôi quen mỗi việc chỉ làm mười lăm phút là xong, mà có việc trước kia tôi mất hai mươi phút, bây giờ trở thành thói quen rồi, tôi chẳng cần định giới hạn cho tôi nữa.

Tôi có một cuốn sổ nhỏ đen, trong đó tôi ghi tất cả những việc cần làm cho những ngày sau, có khi cho cả mấy tháng sau nữa. như vậy tôi biết được đại cương chương trình hoạt động của tôi. Nếu có một sự thay đổi gì thì tôi chỉ cần mở sổ ra coi xem sau đó, có công việc gì gấp nhất phải làm ngay.

  • Chương trình phát thanh chia ngày ra từng khoảng cho ta.

Nhiều người đàn bà có thói quen theo chương tình phát thanh mà làm việc cho mau. Chẳng hạn họ định như vậy: trong khi nghe tin tức thì ăn sáng, vừa hết tin tức thì ăn sáng xong, tới chương tình thể dục mười lăm phút, họ sẽ rửa chén trong mười lăm phút đó. Họ quét nhà, nấu bếp, giặt quần áo…mỗi công việc làm trong một chương trình. Rốt cuộc họ khỏi phải nhìn đồng hồ mà biết được công việc làm có kịp giờ không.

Có thể vừa nấu bếp vừa nghe đài truyền thanh vừa đan vừa coi vô tuyến truyền hình. Công việc trong nhà như vậy thấy đỡ chán hơn.

  • Cho đồng hồ chạy sớm một chút

Muốn cho kịp giờ mặc dầu gặp những sự bất ngờ thì nên cho đồng hồ chạy sớm ít phút. Cách đó hơi con nít thật đấy như về tâm lý nó có hiệu quả. Cho chạy sớm năm mười phút là đủ lắm rồi, đừng quá lố, vì quá lố thì sẽ ỷ vào khoảng thời gian dư đó mà cứ thủng thẳng rồi hóa trễ hoài.

Một nhà kinh doanh ở Nữu Ước đặt một chiếc đồng hồ riêng có mười ba số chứ không phải mười hai. Như vậy mỗi giờ hóa ra mau hơn, chỉ có năm mươi lăm phút hai mươi ba giây thôi. Và trừ lúc giữa trưa và giữa đêm, còn những lúc khác đồng hồ đó chỉ giờ sai hết, không đúng các đồng hồ khác. Đồng hồ đó thật kỳ cục, nhưng ông ta bảo rằng chỉ ít lâu ông ta quen với nó và nhờ nó mà tiết kiệm được ít thời giờ để làm những việc mà ông thích.

  • Chương trình cho một tháng

Henry Ford II nhận thấy rằng lập chương trình một tháng trước, rồi mỗi tháng so sánh những việc mình đã thực sự làm được với những việc trước kia tính làm, thì chẳng bao lâu thấy tiến bộ lạ thường. khi lập chương trình ấy ông dùng ba trang giấy khổ khác nhau, mỗi trang cho một tuần (không kể tuần hiện tại) và có một khoảng trắng cho những việc bất ngờ. Mỗi tuần chia ra từng ngày rồi mỗi ngày chia ra từng giờ. Nhìn vào đó ông thấy được đại cương những việc ông phải làm trong mấy ngày sau. Nhưng đừng nên dự tính xa quá vì chương trình sẽ mơ hồ quá dễ thay đổi.

“Hãng chúng tôi phải dự tính chương trình sản xuất xe hơi ba hoặc bốn năm trước. Ngược lại chương trình của mỗi người thì chỉ cần giúp ta tổ chức công việc mấy ngày, nhiều lắm là mấy tuần thôi để có thể kết hợp nhiều hoạt động được. Tôi thường nhấn mạnh vào điểm đó, vì hai ba việc có thể cùng làm một lúc mà đỡ phải lùi trở lại hoặc làm một việc mà làm tới hai lần”.

  • Thảo một chương trình

Mỗi ngày một lần bạn có thể lấy tờ giấy, trút lên trên đó tất cả ý nghĩ trong đầu rồi lựa những ý nào cần thiết thì giữ lại, không cần thì bỏ đi.

Một cách nữa là cuối ngày, hoặc ở hãng xưởng hoặc về nhà rồi, bỏ ra ít phút ghi tất cả những công việc cho hôm sau. Như vậy, ý tưởng trong óc bạn sẽ có thứ tự hơn, bạn sẽ thảnh thơi hơn để hưởng những thú vui lúc nghỉ ngơi. Bà Roosevelt thậm tín phương pháp đó, bảo:

“Chuẩn bị công việc tối hôm trước thì hôm sau đỡ tốn gấp đôi thời giờ để suy nghĩ mà làm việc có hiệu quả hơn, bình tĩnh hơn nhờ có chương trình vạch sẵn. Lại được cái lợi nữa là buổi tối đó thấy bình tĩnh hơn, nghỉ ngơi được hơn là không lập sẵn chương trình để trong giấc ngủ đã không được yên mà sáng vừa tỉnh dậy đã phải suy nghĩ lung về những việc sắp phải làm trong ngày.

“Ghi những vấn đề mình phải giải quyết hôm sau như vậy không còn sợ quên nữa mà cả buổi tối mình khỏi phải thắc mắc gì cả. Vả lại, nội việc ghi chép đó nhiều khi cũng giúp ta loại bỏ được những yếu tố vô ích, mất thì giờ mà tìm trước một giải pháp rồi”.

  • Liệt kê các công việc phải làm

Bạn có thể cho ghi các công việc phải làm như vậy là đáng chán, mà đôi khi mất thì giờ nữa vì có người chỉ ghi lấy lệ, ghi rồi thì bỏ qua. Sở dĩ vậy là vì ghi sơ sài quá, chẳng hạn: mai phải làm vườn, phải đi mua giày, phải xếp sách… Ghi như vậy quả thực không có lợi gì mấy. Phải ghi nhiều chi tiết hơn.

Thí dụ: Làm vườn: cho phân vô các chậu này… tỉa lá các cây nọ… sửa lại cán thuổng, lên luống cho hàng rau đó…

Nghĩa là bạn lập một chương tình làm việc rồi hôm sau cứ theo đó mà làm. Có việc làm sớm có lợi hơn là làm trễ. Chẳng hạn tới sở Bưu điện lúc mới mở, bạn đỡ phải đợi hơn là tới giữa buổi làm việc.

  • Một bảng liệt kê dùng hoài được

Ông giám đốc một hãng quảng cáo nọ có thói quen ghi tất cả các công việc phải làm. Ông có tên một trăm khách hàng thường giao dịch với ông nhất và cứ mỗi ngày ông kêu điện thoại ba bốn người, để hỏi thăm công việc, một tháng hết một lượt, nhờ vậy tránh được nhiều lời kêu ca mà lại nhận được thêm nhiều “com măng”.

  • Lịch nhật ký (Agenda)

Sổ tay không lợi bằng lịch nhật ký. Có nhiều thứ lịch nhật ký rất tiện cho ta: mõi ngày là một hai tháng, có khi mỗi ngày còn chia làm nhiều ô, mỗi ô cho một giờ, lại có những trang trắng để ta ghi địa chỉ, số điện thoại… Ta sẽ ghi theo thứ tự từng giờ mọi công việc trong ngày, cả những buổi hội họp hay tiếp khách với đủ các điểm quan trọng.

  • Cây viết và miếng giấy

Ở bên cạnh điện thoại, ở đầu giường và ngay cả trong buồng tắm, chúng ta nên có sẵn một cây viết, một miếng giấy. Có ai cho biết một tin tức, một tài liệu gì, hoặc ta bỗng nảy ra một ý gì thì ghi vắn tắt lại liền cho khỏi quen. Cách đó chắc chắn hơn là “lấy khăn mùi soa ra thắt múi” nhất là khi mình không sổ mũi.

Mỗi Ngày Tiết Kiệm Một Giờ

Nguồn: Internet

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here