Khi bạn tương tác với đồng nghiệp, cấp dưới và những người khác trong công ty, bạn có chia sẻ phản hồi với họ không? Trao đổi thông tin đúng cách với mọi người về hoạt động của họ có thể góp phần củng cố những hành vi tích cực và giúp họ đạt được năng suất cao hơn trong công việc – những kết quả hoàn toàn có lợi cho tất cả mọi người. Phản hồi hiệu quả trong 20 phút sẽ giúp bạn điểm qua những vấn đề cơ bản, để phản hồi hiệu quả trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình làm việc.
Bạn là một doanh nhân bận rộn đang lo lắng về khả năng quản lý của mình?
Hãy lướt nhanh qua những kỹ năng cần thiết nhất trong bộ sách 20 Minute Manager của Harvard Business Review Press.
Mỗi cuốn trong 10 cuốn sách nhỏ này sẽ là nơi tập hợp những lời khuyên chính xác, thiết thực nhất về từng lĩnh vực quản lý, giúp bạn nắm vững chúng trong thời gian ngắn nhất.
Trích đoạn sách hay
Tại sao phản hồi lại quan trọng?
Tiệc đưa ra những phản hồi có tính xây dựng khi cần là nhân tố thiết yếu để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và nó không có nghĩa là những mối quan hệ của bạn sẽ bị đe dọa. Nhưng bạn phải phản hồi đúng cách để người tiếp nhận có thể sử dụng những gì họ được nghe nhằm cải thiện hiệu quả của bản thân cũng như của nhóm và công ty.
Chọn thời điểm phản hồi
Một khi đã xác định phản hồi là cần thiết, việc tiếp theo là chọn thời điểm tốt nhất để ngồi lại trao đổi với đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Sau khi chứng kiến một hành vi mà bạn cho là không ổn, việc phản hồi càng sớm càng tốt về hành vi đó rất quan trọng. Có thể bạn muốn chờ xem liệu hành vi đó có tái diễn hay không – hoặc bạn cảm thấy phản hồi không phải là việc dễ dàng – nhưng bạn và người tiếp nhận phản hồi sẽ trao đổi về tình huống đã xảy ra hiệu quả nhất khi nó vẫn còn mới, chưa bị mờ nhạt trong tâm trí. Nếu bạn định chờ đến buổi đánh giá hiệu quả công việc định kỳ dành cho cấp dưới mới phản hồi, thì thường đã quá trễ để bàn đến vấn đề này vì có thể nó đã xảy ra cách đây hằng tháng trời.
Mặt khác, những phản hồi được đưa ra quá sớm mà không hề đắn đo hay suy nghĩ cẩn thận cũng có thể phản tác dụng. Nguy cơ luôn hiện diện nếu đánh giá tình huống quá vội vàng. Người tiếp nhận có thể cho rằng bạn đang phản ứng thái quá hoặc nghi ngờ động cơ phản hồi. Bên cạnh đó, những lời phê phán chớp nhoáng dễ khiến người khác xuống tinh thần, còn lời khen ngợi sáo rỗng cũng chẳng mấy hữu ích. Hãy nhớ: Luôn thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết trước khi trao đổi với người khác về những gì bạn thấy.
Tiến hành phản hồi
Mục tiêu của phản hồi là củng cố những hành vi tích cực và cải thiện hiệu quả. Khi đưa ra những phản hồi điều chỉnh, đừng nên chỉ thốt ra những lời chỉ trích hay phê bình nghiêm khắc; hãy hướng đến tương lai bằng cách truyền đạt những thay đổi cụ thể mà bạn muốn người tiếp nhận thực hiện. Hãy bắt đầu việc này bằng cách lên kế hoạch thật cẩn thận.
Lên kế hoạch tương tác
– Thu thập mọi thông tin sẵn có về hành vi cần thảo luận và tác động của nó lên nhóm hoặc dự án để có cái nhìn khách quan về vấn đề.
– Xây dựng kế hoạch thảo luận.
– Sẵn sàng lắng nghe chứ không chỉ nói.
– Cân nhắc những kết quả mà bạn muốn đạt được từ cuộc thảo luận, cả ngắn lẫn dài hạn.
Khởi động cuộc trò chuyện
Khoảnh khắc đầu tiên của bất kỳ cuộc thảo luận phản hồi nào cũng rất quan trọng. Tín hiệu ban đầu mà một người tiếp nhận phản hồi nhận từ bạn có khả năng ảnh hưởng đến thái độ của người đó trong suốt phần còn lại của cuộc đối thoại. Chính ngữ cảnh – khi bạn muối nói lời khen ngợi nào đó – đã là đủ. Hãy khen ngợi bằng những từ ngữ cụ thể để giải quyết tình trạng này. Bạn có thể khám phá ra những bài học quý giá không thể đoán trước được.
Tuy nhiên, phản hồi điều chỉnh lại khó hơn rất nhiều. Không hề có công thức chung, hướng xử lý tốt nhất tùy thuộc vào các tình huống cụ thể và tính cách cá nhân. Nhưng những nguyên tắc sau đây có thể giúp các bạn:
– Nên tránh ngồi lại với nhau mà có đồ vật cản trở giữa hai người;
– Tránh gián đoạn cuộc nói chuyện;
– Chọn phong cách giao tiếp phù hợp với người tiếp nhận phản hồi;
– Hãy phỏng theo giọng điệu giống như một giáo viên giàu kinh nghiệm;
– Cân nhắc đến quan điểm và suy nghĩ của người tiếp nhận;
– Thử đặt bản thân vào vị trí của người khác;
– Hãy lưu tâm đến những khác biệt có thể ảnh hưởng đến phản ứng của người tiếp nhận.
Tham gia đối thoại
Dù bạn đang phản hồi tích cực hay phản hồi điều chỉnh, một khi đã khởi động cuộc đối thoại và mô tả vấn đề với người tiếp nhận một cách hiệu quả, hãy khuyến khích người đó giải thích hành vi của mình theo cách riêng. Hãy chú tâm vào cách trả lời của người tiếp nhận. Cụ thể, bạn nên làm như sau:
– Lắng nghe một cách chủ động.
– Nhận biết những dấu hiệu phi ngôn ngữ.
– Chú ý đến phản ứng của bản thân.
– Diễn giải những gì người tiếp nhận nói.
Xây dựng kế hoạch hành động
Việc chia sẻ phản hồi, nhất là những phản hồi điều chỉnh, có thể rất khó và nhiều người thường thở dài nhẹ nhõm khi hoàn thành một cuộc phản hồi. Nhưng thực ra là chưa xong đâu. Để phản hồi thực sự hiệu quả, người tiếp nhận phải lắng nghe và áp dụng nó vào thực tế. Bước tiếp theo của quá trình phản hồi chính là kế hoạch tiến về phía trước như thế nào.
Xác định các bước tiếp theo
Đối với các phản hồi tích cực, hãy cân nhắc việc chia sẻ thành quả của người được phản hồi với người khác như một tấm gương hoặc yêu cầu cô ấy / anh ấy huấn luyện cho các đồng nghiệp trong lĩnh vực mà mỉnh tỏ ra xuất sắc.
Còn với các phản hồi điều chỉnh, sau khi bạn và cấp dưới hay đồng nghiệp đã xác định vấn đề cốt lõi cần xử lý, hãy làm việc cùng nhau để xây dựng kế hoạch hành động với trọng tâm là nguyên nhân căn cơ của hành vi “có vấn đề”.
Dù bạn sử dụng phương pháp nào, hãy xác nhận rằng bạn và người được phản hồi đã thống nhất với nhau về những gì sẽ diễn ra tiếp theo sau cuộc thảo luận phản hồi.
Các bước tiếp theo
Vì quyền lợi của nhân viên, nhóm và công ty, đừng kết thúc quá trình thay đổi hành vi khi cuộc thảo luận phản hồi chấm dứt.
Trong trường hợp phản hồi điều chỉnh, hãy tiếp tục theo dõi nhân viện được phản hồi xem người đó có tuân thủ kế hoạch hành động đã được thống nhất hay không.
Đánh giá bản thân
Đừng nên quên vai trò của chính mình trong quá trình phản hồi. Bạn cũng nên học hỏi từ các cuộc thảo luận phản hồi.
Kế hoạch hành động, những bước triển khai có chủ đích và sự tự đánh giá sẽ củng cố tính chất tiến triển liên tục của những phản hồi mang tính chất xây dựng. Khi hành động với nguyên tắc đó trong đầu, bạn sẽ trở thành tấm gương tạo nên ảnh hưởng đối với các đồng nghiệp và cấp dưới, cũng như mọi người liên quan đến nhóm của mình.
Xử lý những tình huống phản hồi khó khăn
Hầu hết trường hợp đưa ra phản hồi đều diễn ra suôn sẻ và kết thúc với kết quả tích cực, ngay cả khi phản hồi mang tính điều chỉnh. Dẫu vậy, đôi khi tình huống có thể phức tạp hơn. Phần này sẽ tập trung vào các tình huống phản hồi mang đến những thách thức đặc biệt cho bạn.
Những người khó giao tiếp
Một số người thường chọn biện pháp im lặng khi nhận được phản hồi, ngay cả khi đó là phản hồi tích cực. Lý do có thể rất đa dạng, từ nỗi sợ bị người khác ghét bỏ cho đến thành kiến về người đưa ra phản hồi, hay định kiến văn hóa về thái độ ứng xử với người có chức quyền. Dù lý do là gì, bạn vẫn phải xử lý tình huống trước mắt một cách trực tiếp, ngay cả khi nó khiến cho người tiếp nhận phản hồi cảm thấy không thoải mái.
Những cuộc gặp bất ổn
Những cuộc gặp bất ổn rất khó để xoa dịu một khi chúng đã bắt đầu. Nếu bạn dự đoán rằng cuộc thảo luận phản hồi của mình có thể diễn ra theo chiều hướng xấu, hãy lên kế hoạch trước:
– Nếu người tiếp nhận đang buồn chán hay giận dữ, hãy chờ đến khi người đó bình tĩnh trước khi gặp trực tiếp;
– Hãy viết ra các điểm cẩn phản hồi trước để không bị phân tâm và quên những gì cần nói trong cuộc gặp;
– Lên kế hoạch và diễn tập cách để phản ứng với cảm xúc tiêu cực của người tiếp nhận trước khi bắt đầu cuộc gặp;
– Hãy lên kế hoạch để cuộc gặp gỡ trở nên nhẹ nhàng, đơn giản.
Còn trong trường hợp cuộc thảo luận phản hồi đang diễn ra:
– Gợi ý để người tiếp nhận nói lên quan điểm và chủ động lắng nghe để tránh xung đột xảy ra;
– Làm dịu thái độ phản kháng của người tiếp nhận bằng từ ngữ thể hiện rằng bạn đang lắng nghe. Thêm vào đó, hãy ghi chú những điểm cả hai đồng ý với nhau để tạo ra một cái nhìn chung;
– Hãy giữ bình tĩnh. Bạn nên nói chậm, điềm tĩnh và rõ ràng;
– Kéo sự chú ý của người tiếp nhận ra khỏi các điểm có thể gây bất đồng.
Những tình huống phản hồi dành cho nhân viên xuất sắc
Mội vài nguyên tắc mở rộng để phản hồi phù hợp hơn với tính chất đặc biệt của các tài năng trong công ty:
– Thể hiện sự ghi nhận của bạn đối với hiệu quả hiện tại của người đó;
– Thấu hiểu giá trị của những kết quả xuất sắc;
– Đừng nghĩ rằng nhân tài phải hoàn hảo;
– Tìm hiểu về những gì bạn đang làm.
Tình huống phản hồi điều chỉnh dành cho sếp
Phản hồi cho cấp dưới hay đồng nghiệp là một việc đòi hỏi sự tế nhị. Nhưng bạn sẽ phải tế nhị hơn nhiều nếu người tiếp nhận phản hồi là sếp. Trong trường hợp này, một nguyên tắc phải nhớ là hãy cực kỳ thận trọng. Một vài mẹo vặt sau đây có thể hữu ích:
– Xác định vấn đề;
– Quyết định xem vấn đề có đáng để lên tiếng không;
– Chuẩn bị cẩn thận;
– Hẹn trước;
– Mô tả vấn đề và tác động của nó đối với nhóm;
– Đề xuất thay vì yêu cầu;
– Hỏi lại để chắc chắn là sếp đã cam kết thay đổi.
Xây dựng văn hóa làm việc khuyến khích phản hồi
Phản hồi sẽ được chấp nhận và dẫn đến thay đổi tích cực khi người tiếp nhận tin rằng người phản hồi đáng tin cậy có ý định tốt. Là một người lãnh đạo, xây dựng văn hóa làm việc khuyến khích phản hồi là cách hiệu quả nhất để giúp những người phản hồi, trong đó có bạn, có được sự tín nhiệm như vậy.
Đưa phản hồi thành ưu tiên
Hãy định hình hoạt động phản hồi – gồm những phản hồi tích cực lẫn phản hồi điều chỉnh – thành một quá trình tiếp diễn thay vì thỉnh thoảng mới thực hiện và chỉ đưa ra những bình luận hay yêu cầu điều chỉnh ngẫu hứng. Hãy đảm bảo mọi người quanh bạn đều hiểu việc đưa ra và tiếp nhận phản hồi là một mục tiêu xuyên suốt, liên tục nhằm cải thiện hiệu quả của toàn công ty. Hãy để các thành viên trong bộ máy quản lý mà bạn giám sát biết, nếu họ chỉ coi phản hồi là một yêu cầu đơn thuần buộc phải hoàn thành trong những đợt đánh giá hiệu quả định kỳ, họ đã không đáp ứng được tiêu chuẩn cơ bản do bạn đặt ra.
Để cho mọi người thấy phản hồi là một phần quan trọng trong văn hóa của công ty hoặc nhóm, bạn cần trở thành một tấm gương phản hồi thường xuyên và công khai. Hãy làm việc này không chỉ trong những cuộc gặp phản hồi cá nhân mà còn trong hoạt động hằng ngày của bản thân.
Công khai những phản hồi tích cực
Thường xuyên công nhận kết quả làm việc xuất sắc là một “tuyệt chiêu” để xây dựng văn hóa phản hồi tích cực trong công ty.
Khi bạn muốn phản hồi tích cực trở thành một phần trong việc xây dựng văn hóa phản hổi, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
– Bắt đầu với những hành vi nhỏ.
– Đề cao nỗ lực thay vì năng lực.
– Chỉ cần phản hồi tích cực là đủ.
Trao quyền cho mọi người
Không chỉ cấp lãnh đạo và quản lý trong công ty mà tất cả mọi người đều nên dự phần trong văn hóa phản hồi tích cực do bạn tạo ra. Sau đây là cách thức để đảm bảo rằng bất kỳ ai cũng đều có quyền lên tiếng:
– Xử lý thách thức theo nhóm.
– Đề ra những mục tiêu rõ ràng.
– Khuyến khích đặt câu hỏi.
– Tạo điều kiện để nói “không”.
Để cho mọi người thấy phản hồi là một phần quan trọng trong văn hóa của công ty hoặc nhóm, bạn cần trở thành một tấm gương phản hồi thường xuyên và công khai./.
Nguồn: Internet
