Khả năng quản lý thời gian sẽ quyết định sự thành bại của bạn nhiều hơn bất cứ yếu tố nào khác. Càng biết cách sử dụng thời gian, bạn càng có nhiều cơ hội đạt được những thành quả lớn trong công việc.

Cuốn sách hướng dẫn nhỏ gọn với 21 kĩ thuật quản lý thời gian này đã được kiểm chứng trong các chiến lược kinh doanh của Brian Tracy để tiết kiệm được 2 hay nhiều hơn số giờ lao động mỗi ngày nhờ:

– Xử lý tận gốc những gián đoạn bất tận như các cuộc họp, email và các cuộc gọi điện thoại

– Xác định các kết quả quan trọng

– Dành đủ thời gian cho những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu

– Nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau vào làm cùng lúc để bảo vệ sự tập trung và tận dụng tối đa từng phút

– Vượt qua sự trì hoãn

– Xác định những gì cần ủy quyền hoặc loại bỏ

– Sử dụng các kỹ thuật tổng kết và đánh giá chương trình để đảm bảo rằng mục tiêu quan trong nhất của bạn được đáp ứng

– Và… nhiều hơn nữa

 

Trích đoạn sách hay

Lập danh sách công việc hàng ngày

Có lẽ công cụ quản lý thời gian hữu hiệu nhất chính là danh sách công việc mà bạn lập ra để thực hiện các kế hoạch chi tiết trong ngày.

Tất cả những người quản lý thời gian thành công thể hiện suy nghĩ trên giấy và làm việc theo danh sách các công việc hàng ngày. Giống như người phi công sử dụng một danh sách kiểm tra trước mỗi lần cất cánh, các lãnh đạo hiệu quả dành một vài phút để lập danh sách các việc cần làm trước khi bắt đầu ngày mới.

Thời điểm tốt nhất để lập danh sách là tối hôm trước, vì khi đó tiềm thức của bạn có thể xử lý danh sách này trong khi bạn ngủ. Đến khi thức dậy vào buổi sáng, bạn sẽ thường có được những ý tưởng và sự thấu hiểu nhằm đạt được những mục tiêu quan trọng nhất trong danh sách của mình.

Vào cuối mỗi ngày, việc cuối cùng bạn cần làm là lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Trong một nghiên cứu được thực hiện với 50 lãnh đạo doanh nghiệp có hiệu suất cao, 49/50 người cho hay rằng hệ thống quản lý thời gian tốt nhất đối với họ là một mảnh giấy đơn giản với nội dung bao gồm những việc phải làm trước khi bắt đầu hành động.

Ngủ ngon hơn

Nhiều người trằn trọc vào buổi tối để cố gắng để không quên việc mình cần làm ngày hôm sau. Nếu bạn tạo ra một danh sách những việc cần làm trước khi đi ngủ, bạn sẽ ngủ ngon hơn rất nhiều và thức dậy sảng khoái hơn.

Theo các chuyên gia về quản lý thời gian, cần khoảng 12 phút mỗi ngày để tạo ra danh sách các nhiệm vụ cho ngày hôm đó. Tuy nhiên danh sách này sẽ giúp bạn tiết kiệm gấp mười lần thời gian đó với năng suất được tăng lên. 12 phút dành để chuẩn bị danh sách hàng ngày sẽ mang lại cho bạn 120 phút hay 2 tiếng với năng suất cao khi bạn bắt tay vào làm việc. Đó là một phần thưởng tuyệt vời cho một nhiệm vụ đơn giản đến vậy.

Phương pháp ABCDE

Khi đã viết xong danh sách những việc cần làm vào ngày hôm sau, hãy sắp xếp danh sách này bằng cách áp dụng phương pháp ABCDE với các hoạt động của bạn. Từ quan trọng nhất trong quản lý thời gian là hậu quả. Một nhiệm vụ quan trọng hay không phụ thuộc vào kết quả có thể xảy ra do việc thực hiện hay không thực hiện nó. Khi thiết lập các ưu tiên, hãy áp dụng nguyên tắc này với mọi nhiệm vụ và luôn luôn bắt đầu với nhiệm vụ có hậu quả lớn nhất. Đó là khi phương pháp ABCDE đặc biệt hữu ích. Hãy bắt đầu bằng việc lập danh sách tất cả những việc bạn phải làm ngày hôm sau. Sau đó hãy viết A, B, C, D, E ở bên cạnh mỗi đề mục trong danh sách trước khi bắt đầu làm việc.

Một mục được đánh dấu A là việc bạn phải làm. Đó là việc quan trọng và sẽ có những hệ quả nghiêm trọng từ việc thực hiện hay không thực hiện nó. Hãy viết A vào bên cạnh những nhiệm vụ và hoạt động mà bạn phải thực hiện trong ngày để có thể hoàn thành chúng.

Các mục được đánh dấu B là những việc bạn nên làm. Có những hậu quả nhẹ từ việc làm (hay không làm) các nhiệm vụ nhóm B, nhưng chúng không quan trọng bằng các hoạt động thuộc nhóm A. Quy tắc ở đây là hãy đừng bao giờ làm một hoạt động nhóm B khi còn một hoạt động nhóm A chưa được hoàn thành.

Những hoạt động nhóm C là những việc làm thì tốt, nhưng chúng không có hậu quả nào dù là tích cực hay tiêu cực. Việc tán gẫu với đồng nghiệp, uống thêm một ly cà phê hay kiểm tra email là những việc làm thì tốt, và thường mang lại cảm giác vui vẻ và thú vị, nhưng việc bạn có làm hay không không để lại hậu quả gì đối với hiệu quả làm việc của bạn.

Sự lãng phí thời gian làm phá hoại sự nghiệp

Công ty Robert Half International ước tính rằng có khoảng 50% thời gian làm việc được dùng trong những hoạt động nhóm C, những thứ không có đóng góp gì đối với công việc. Mọi người đều là nô lệ của các thói quen. Những người hiệu quả xây dựng những thói quen tốt và luôn tuân theo chúng. Những người không hiệu quả vô tình xây dựng những thói quen xấu và để những thói quen đó chi phối cuộc sống của mình. Nhiều người có thói quen bắt đầu làm việc là ngay lập tức sa vào những hoạt động giá trị thấp hay vô giá trị làm lãng phí thời gian. Ngay khi vừa đến văn phòng, họ lập tức tìm một ai đó để buôn chuyện, đọc báo, kiểm tra email, uống cà phê và dần dần buông xuôi mọi thứ trong khi làm việc.

Tuy nhiên bất cứ việc gì bạn làm lặp đi lặp lại sẽ nhanh chóng trở thành thói quen. Thật không may là đại đa số các nhân viên hiện nay đã hình thành thói quen lãng phí hầu hết thời gian của mình vào những hoạt động không mang lại lợi ích gì với công việc hay sự nghiệp của họ. Đừng để điều này xảy ra với bạn.

Ủy quyền mọi thứ có thể

Quay lại với phương pháp ABCDE, một hoạt động nhóm D là một việc bạn có thể ủy quyền cho người khác làm. Nguyên tắc ở đây là bạn nên ủy quyền tất cả mọi việc có thể cho người khác để có thêm thời gian làm các hoạt động nhóm A. Các hoạt động nhóm A của bạn và việc thực hiện chúng thành công là yếu tố quyết định chủ yếu tới toàn bộ sự nghiệp của bạn. Một hoạt động nhóm E là một việc bạn nên loại bỏ hoàn toàn. Xét cho cùng, bạn chỉ có thể kiểm soát thời gian của mình khi chấm dứt những việc không cần thiết. Việc mọi người để mình rơi vào vùng an toàn trong công việc và sự nghiệp là một điều bình thường và tự nhiên. Họ dần dần trở nên thoải mái với việc thực hiện các hoạt động theo một cách nhất định. Thậm chí sau khi được thăng chức và đảm nhận những trọng trách cao hơn, họ vẫn tiếp tục làm những việc không còn thực sự cần thiết hoặc những việc mà người khác có thể làm với hiệu quả tương tự hay thậm chí tốt hơn. Hãy tự hỏi: “Điều gì sẽ xảy ra nếu mình bỏ qua không làm việc này?” Nếu điều đó chỉ tạo nên khác biệt không đáng kể đến công việc hay sự nghiệp của bạn thì đây là một lựa chọn hàng đầu cần phải loại bỏ.

Lên kế hoạch công việc và hành động theo kế hoạch

Đừng bao giờ làm việc gì không có trong danh sách của bạn. Khi có một nhiệm vụ hay dự án mới phát sinh, hãy thêm nó vào danh sách và đặt mức độ ưu tiên cho nó trước khi bắt đầu thực hiện. Nếu không viết ra các ý tưởng và hoạt động mới mà chỉ phản hồi lại những đòi hỏi không ngừng về thời gian, bạn sẽ nhanh chóng bị mất kiểm soát và rốt cuộc dành hầu hết thời gian cho những hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị. Bất kỳ hệ thống quản lý thời gian nào cũng tốt hơn là không có một hệ thống quản lý thời gian. Có nhiều ứng dụng trên điện thoại giúp bạn quản lý thời gian của mình hay các hệ thống quản lý thời gian mà bạn có thể cài đặt trên máy tính. Bạn cũng có thể sử dụng một hệ thống quản lý thời gian viết tay mà bạn mang theo và cập nhật thường xuyên. Hãy nhớ rằng trong công việc, thứ duy nhất mà bạn có để đánh đổi chính là thời gian của mình. Hãy đảm bảo rằng bạn đang tập trung thời gian vào những việc có giá trị và quan trọng nhất mình có thể làm để đóng góp nhiều nhất cho công việc.

Danh sách những việc không được làm

Ngoài một danh sách công việc hoạt động như một chỉ dẫn cho bản thân trong một ngày bận rộn, bạn cũng cần một danh sách những việc không được làm để giữ mình luôn đi đúng hướng. Đây là những việc mà bạn đã quyết định là sẽ không làm dù chúng có cám dỗ như thế nào đi chăng nữa. Như Nancy Reagan từng nói “Hãy nói không!”, hãy từ chối bất cứ hoạt động nào không giúp bạn đạt được giá trị cao nhất với lượng thời gian bỏ ra. “Không” chính là từ giúp tiết kiệm thời gian tuyệt vời nhất trong lĩnh vực quản lý thời gian. Và khi bạn đã bắt đầu sử dụng từ này, việc nói nó sẽ ngày càng trở nên dễ dàng hơn. Hãy nhớ rằng con người là yếu tố gây lãng phí thời gian lớn nhất. Khi được đề nghị làm việc gì đó hoặc giúp đỡ họ, hãy tự hỏi “Liệu đây có phải cách hữu hiệu nhất để sử dụng thời gian của mình vào lúc này không?” Nếu câu trả lời là không, bạn có thể trả lời một cách nhã nhặn: “Cảm ơn anh vì đã hỏi. Để tôi suy nghĩ về điều này và xem lại lịch của mình. Tôi sẽ liên lạc lại và báo với anh liệu mình có thể giúp hay không.” Bạn có thể chờ 24 giờ rồi liên lạc với người đó và nói rằng thật không may là bạn đang có rất nhiều việc và thời hạn phải hoàn thành nên không thể giúp đỡ. Hãy cảm ơn họ vì đã đề nghị bạn hỗ trợ, và gợi ý rằng “có thể lần sau” bạn sẽ sắp xếp được thời gian của mình.

Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể quản lý thời gian của mình nếu như dừng làm những việc có giá trị thấp. Bạn sẽ không thể toàn tâm toàn ý với những công việc và trách nhiệm hiện tại chứ chưa nói những công việc và trách nhiệm mới phát sinh mỗi ngày. Vì thế, hãy nói không sớm hơn và thường xuyên hơn. Chẳng mấy mà bạn có thể hoàn toàn kiểm soát được thời gian của mình.

Thiết lập các ưu tiên rõ ràng

Tôi đã nghiên cứu về quản lý thời gian trên 30 năm, đọc hàng trăm cuốn sách và bài viết về chủ đề này, nghe vô số các chương trình ghi âm và tham dự các buổi hội thảo. Với những kiến thức tổng hợp được, tôi đã viết nhiều sách về quản lý thời gian bán chạy trên toàn thế giới, sản xuất các chương trình học bằng âm thanh và băng hình và tổ chức nhiều hội thảo về quản lý thời gian trên khắp thế giới. Tôi phát hiện ra một điều thật đơn giản: Ý nghĩa của việc quản lý thời gian là giúp bạn xác định nhiệm vụ quan trọng nhất mình có thể làm vào thời điểm hiện tại, cung cấp cho bạn các công cụ và kỹ thuật để bắt đầu ngay lập tức với nhiệm vụ đó và tiếp tục xử lý nó cho đến khi hoàn thành. Tôi đã giải thích về phương pháp ABCDE ở chương trước. Đó chính là một trong những phương pháp thiết lập các ưu tiên hiệu quả nhất từng được tìm ra. Ngoài ra còn có những kỹ thuật khác mà bạn có thể sử dụng để thiết lập các ưu tiên.

Nguyên lý Pareto

Vào năm 1895, nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đã kết luật rằng quy tắc 80/20 có vẻ là đúng với tiền bạc, tài sản và sự tích lũy của cải trong mọi xã hội. Sau nhiều năm nghiên cứu, ông phát hiện ra rằng 20% các cá nhân và gia đình mà ông gọi là “số ít quan yếu” nắm giữ 80% tất cả của cải và tài sản tại châu Âu. Quy tắc 80/20 dường như đúng với hầu hết mọi lĩnh vực của đời sống con người, nhất là trong các công việc và trách nhiệm. Điều đó nghĩa là 20% các việc bạn làm sẽ chiếm 80% giá trị mà bạn tạo ra. Peter Drucker cho rằng trong thực tế, tỷ lệ phổ biến là “quy tắc 90/10”. Có những khi 10% công việc bạn làm sẽ chiếm tới 90% giá trị. Khi bạn khởi động mỗi ngày với một danh sách các công việc và trách nhiệm, trước khi bắt đầu làm việc, hãy xem qua danh sách này và chọn ra 20% công việc hàng đầu sẽ có đóng góp lớn nhất tới việc đạt được các mục tiêu quan trọng nhất của bạn. Nếu bạn có một danh sách 10 đầu việc cần hoàn thành trong ngày, 2 trong số các đầu việc đó sẽ có giá trị hơn tất cả những đầu việc khác cộng lại. Khả năng xác định rõ ràng hai đầu việc đó và thực hiện chúng trước tiên sẽ đóng vai trò chủ chốt quyết định thành công của bạn trong sự nghiệp.

Đặt ra áp lực

Đây là một kỹ thuật khác mà bạn có thể dùng để thiết lập các ưu tiên. Hãy lập danh sách những việc cần làm hàng ngày và tự hỏi: “Nếu tôi được cử đi khỏi thành phố trong một tháng kể từ ngày mai, tôi muốn chắc chắn sẽ hoàn thành những việc nào trong danh sách này trước khi đi?” Kẻ thù lớn nhất của việc quản lý thời gian và hiệu suất cá nhân ngày nay là “tập trung vào những việc nhỏ nhặt”. Do mỗi người đều có khuynh hướng chọn lối đi ít bị cản trở nhất và hài lòng với vùng an toàn của mình, lẽ bình thường và tự nhiên là người ta thường bắt đầu mỗi ngày với những nhiệm vụ và hoạt động nhỏ nhặt, dễ dàng, vui vẻ, thú vị và thường là không quan trọng. Nhưng than ôi, bất cứ điều gì bạn bắt đầu làm vào đầu ngày sẽ nhanh chóng trở thành khuynh hướng mà bạn sẽ tuân theo trong những giờ tiếp theo. Đến cuối ngày, bạn có thể nhận ra rằng mình đã dành toàn bộ thời gian vào những công việc nhỏ nhặt và vô nghĩa, và sẽ không đạt được điều gì có giá trị thực sự.

Hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn

Một kỹ thuật khác bạn có thể dùng là tưởng tượng rằng mình đi làm vào buổi sáng thứ Hai và sếp bạn thông báo một tình huống khó xử. Ông vừa trúng một kỳ nghỉ miễn phí cho hai người ở một khu nghỉ dưỡng tuyệt đẹp với vé máy bay hạng nhất. Vấn đề là ông ấy quá bận để có thể sử dụng giải thưởng này, nhưng nó lại bị giới hạn về thời gian và cần phải được sử dụng ngay từ sáng ngày hôm sau. Sếp của bạn đã đưa ra một thỏa thuận: nếu bạn có thể hoàn thành tất cả những việc quan trọng nhất của mình vào cuối ngày thứ Hai, ông ta sẽ tặng vợ chồng bạn kỳ nghỉ tuyệt vời và miễn phí này. Nếu bạn nhận được một phần thưởng hay động cơ như vậy, bạn sẽ làm gì? Có thể bạn sẽ thấy kinh ngạc về khối lượng công việc mình có thể hoàn thành chỉ trong ngày hôm đó. Có thể bạn sẽ hoàn thành được 20% quan trọng nhất trong các công việc mà bạn đã lên kế hoạch cho cả tuần. Với một hình thức khuyến khích như vậy, bạn sẽ không để lãng phí một phút nào. Bạn sẽ không tốn thời gian buôn chuyện với các đồng nghiệp mà sẽ bắt tay vào việc từ sớm, làm việc qua giờ nghỉ và tập trung tâm trí vào việc giải quyết các công việc tồn đọng bằng cách hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn sẽ trở thành một trong những người có năng suất cao nhất ở cơ quan trong phút chốc. Đây là một bài tập tuyệt vời mà bạn có thể áp dụng với bản thân. Bài tập này minh họa cho thực tế rằng hiệu suất của bạn chủ yếu phụ thuộc vào sự lựa chọn. Với một động lực đủ lớn, bạn sẽ thấy kinh ngạc về hiệu suất của mình gần như chỉ sau vài phút. Với một động lực đủ lớn và quyết định của bản thân, bạn sẽ gần như ngay lập tức trở thành một trong những người đáng giá nhất trong tổ chức.

Quy luật của số ba

Đây có lẽ là nguyên lý xứng đáng với chi phí và thời gian mà bạn bỏ ra để đọc cuốn sách này. Nó được dựa trên một phát hiện kỳ diệu của tôi sau nhiều năm làm việc với hàng ngàn lãnh đạo và chủ doanh nghiệp. Nguyên lý này cho biết dù bạn có làm bao nhiêu việc khác nhau trong một tuần hay một tháng, sẽ chỉ có 3 nhiệm vụ và hoạt động chiếm tới 90% giá trị đối với công việc của bạn. Nếu bạn lập danh sách tất cả những việc mình làm trong một tháng, có thể nó sẽ bao gồm 20, 30 hay thậm chí 40 nhiệm vụ và trách nhiệm khác nhau. Nhưng nếu bạn xem xét danh sách đó một cách kỹ lưỡng từng đề mục một, bạn sẽ thấy rằng chỉ có 3 đề mục trong cả danh sách chiếm 90% đóng góp của bạn trong công ty.

Làm thế nào để bạn có thể xác định “bộ ba chủ chốt” này? Rất đơn giản. Hãy lập danh sách các nhiệm vụ và trách nhiệm của bạn từ đầu tháng đến cuối tháng và trong cả năm. Sau đó, hãy trả lời 3 câu hỏi kỳ diệu sau:

  1. Nếu tôi chỉ có thể làm một việc trong danh sách này trong cả ngày, thì hoạt động nào sẽ có đóng góp lớn nhất cho công việc của tôi? Nhiệm vụ quan trọng nhất – điều sẽ có đóng góp lớn nhất với công việc của bạn có thể sẽ hiện lên rõ ràng trước mắt bạn từ danh sách. Thường thì điều đó sẽ khá hiển nhiên với bạn cũng như với những người xung quanh. Hãy khoanh tròn mục đó lại.
  2. Nếu tôi chỉ có thể làm hai việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ hai đối với công việc của tôi? Thường thì đề mục này cũng sẽ rất rõ ràng đối với bạn. Có thể bạn sẽ phải suy nghĩ nhiều hơn một chút, nhưng nó thường sẽ sớm hiện ra.
  3. Nếu tôi chỉ có thể làm ba việc trong danh sách này trong cả ngày, đâu là hoạt động sẽ có đóng góp lớn thứ ba đối với công việc của tôi? Khi phân tích các câu trả lời của mình, bạn sẽ thấy rõ rằng chỉ có ba việc mình làm chiếm gần như tất cả giá trị mà bạn tạo ra. Việc bắt đầu và hoàn thành những nhiệm vụ này quan trọng hơn tất cả những việc khác bạn làm.

Có một điểm quan trọng là: nếu bạn không biết câu trả lời cho 3 câu hỏi này, bạn đang gặp rắc rối nghiêm trọng. Bạn đang gặp rủi ro lớn về việc lãng phí thời gian và cuộc sống của mình trong công việc. Nếu bạn không biết câu trả lời cho những câu hỏi kỳ diệu này, bạn sẽ luôn luôn làm những việc có giá trị thấp hoặc không có giá trị gì. Nếu bạn không nắm rõ vì bất cứ lý do nào, hãy đến gặp sếp của mình. Hãy hỏi xem ông ta nghĩ 3 việc quan trọng nhất mà bạn làm có đóng góp lớn nhất trong công việc là gì. Hãy hỏi các đồng nghiệp của bạn. Hãy hỏi vợ hay chồng bạn. Nhưng bằng cách nào bạn cũng phải biết được câu trả lời cho 3 câu hỏi này.

Truyền đạt lại

Khi bạn đã nắm rõ về “bộ ba chủ chốt”, bạn cũng phải giúp những nhân viên của bạn nắm được “bộ ba chủ chốt” của họ. Không có việc gì mà bạn có thể làm cho các nhân viên của mình tốt và hào phóng hơn là giúp họ hiểu biết cặn kẽ về những việc quan trọng nhất mà họ làm có đóng góp lớn nhất với công ty. Trong một bộ phận hoặc tổ chức được quản lý hiệu quả, các nhân viên đều biết chính xác những việc quan trọng nhất họ có thể làm để có thể đạt thành quả lớn nhất. Đồng thời mọi nhân viên cũng cần biết ba việc chủ chốt của những người khác là gì. Mọi người cần luôn làm việc độc lập và theo nhóm để hoàn thành những nhiệm vụ chủ chốt đó. Những người có thiên hướng “tư duy nhanh” thường phản hồi lại những yêu cầu và áp lực của thời điểm hiện tại. Họ liên tục đi lệch hướng khỏi những nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất của mình. Nhưng phong cách này không phải dành cho bạn. Trước khi bạn bắt đầu vào việc, hãy dành thời gian để suy nghĩ một cách chậm rãi, chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất và bắt đầu làm việc đó mà không bận tâm đến các việc khác.

Thuật Quản Lý Thời Gian

Nguồn: Internet

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here