Trong những năm đầu của cuộc Cách mạng Công nghiệp, phần lớn thế giới chìm trong nghèo đói, và đến nay, tình trạng đó vẫn vậy. 200 năm qua, chúng ta đã trải qua một cuộc cách mạng công nghệ, bắt đầu với sự ra đời của động cơ hơi nước và điện, đến những công nghệ tuyệt vời ngày nay. Nhiều người cho rằng công nghệ kỹ thuật cao đã làm giảm đáng kể tình trạng nghèo đói ở phần lớn các nước phương Tây và mang đến sự giàu có cho nhiều người trong lịch sử nhân loại hơn những gì người ta tưởng. Nhưng thực tế, đó không phải là công nghệ, chính xác hơn đó là Cách mạng Quản trị. Chính các nhà quản trị doanh nghiệp và tổ chức ở mọi cấp độ mới là người tạo ra những bùng nổ tuyệt vời mà hiện vẫn đang tiếp diễn. Công nghệ luôn theo sau sự phát triển quản trị. Trong cuốn sách này, tôi sẽ chia sẻ 21 ý tưởng căn bản giúp bạn có thể trở thành nhà quản trị thành công. Trong suốt những năm qua, tôi đã đọc hàng trăm cuốn sách, sở hữu một bằng kinh doanh, làm chuyên gia tư vấn, đào tạo và cố vấn cho hơn 1.000 tập đoàn lớn. Tôi làm việc với hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn nhà quản trị mỗi năm. Trong đó, có cả những nhà quản trị giỏi và tồi; và tôi nhận thấy 20% số đó làm nên 80% kết quả. Điều đó có nghĩa là 80% các nhà quản trị chỉ mang lại 20% kết quả.

Qua cuốn sách này, tôi muốn trao cho bạn các kỹ thuật và công cụ, phương thức và ý tưởng, để đưa bạn vào nhóm 20% nhà quản trị hàng đầu ấy. Và nếu đã nằm trong nhóm đó (và đang đọc cuốn sách này), bạn sẽ học được cách vươn lên nhóm 5%, rồi nhóm 1%.

Môn khoa học phi chính xác

Quản trị là môn khoa học phi chính xác. Tôi đã khởi sự, xây dựng, quản trị và xoay chuyển hơn 30 doanh nghiệp, và tôi có thể đảm bảo với bạn rằng không có câu trả lời nào cố định hay luôn đúng. Chìa khóa để quản trị thành công là học hỏi và luyện tập, bền bỉ, kiên trì, dù có thể bạn sẽ chẳng biết được chính xác thành công là gì. Khi Vince Lombardi được mời về làm huấn luyện viên cho đội Green Bay Packers, người ta đã hỏi ông rằng, “Ông sẽ thay đổi phương thức hoạt động của đội như thế nào? Ông sẽ đưa thêm các chiêu trò và ý tưởng mới về cách dẫn bóng chứ?” Ông đáp: “Không, đơn giản chúng tôi sẽ chỉ làm tốt những điều cơ bản thôi.” Theo ước tính của cá nhân tôi, 80% thành công của nhà quản trị được quyết định bởi việc thục luyện những điều cơ bản, vốn chiếm khoảng 20% các hoạt động quản trị. Qua cuốn sách này, bạn sẽ được biết đến 20% kỹ năng quản trị tạo nên toàn bộ sự khác biệt. Nếu làm theo những phương thức mà các nhà quản trị thành công khác đã làm và hiệu quả, đôi khi bạn có thể hoàn thành khối lượng công việc quản trị nhiều hơn khối lượng mà trước đây có thể phải mất hàng tuần hoặc hàng tháng chỉ trong vài ngày.

Nhà quản trị là ai?

Nhà quản trị là người đạt được kết quả bằng cách làm việc với và thông qua người khác. Họ là những người làm đúng những việc phù hợp. Thế còn một nhà quản trị xuất sắc thì sao? Nhà quản trị xuất sắc là người đạt được kết quả vượt trội bằng cách không ngừng phát huy tối đa năng lực bản thân đồng thời giải phóng tiềm năng của người khác để họ có thể đóng góp nhiều hơn nữa cho tổ chức. Sức mạnh của tổ chức phụ thuộc phần lớn vào chất lượng của các nhà quản trị ở mọi cấp độ trong tổ chức đó. Họ là những “cảnh sát văn phòng” của đội quân doanh nghiệp. Những việc họ làm và thành quả đạt được là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp. Một số nghiên cứu đáng tin cậy cho thấy trung bình một người làm việc chưa đến 50% công suất, và đôi khi con số này chỉ là 40% hoặc thậm chí chỉ 30%. Một nhà quản trị giỏi sẽ tạo ra môi trường trong đó một người có thể đạt hiệu quả công việc cao từ 60% đến 90%, thậm chí 100% và tạo ra những đóng góp quan trọng cho tổ chức. Sau đây là 21 ý tưởng then chốt giúp bạn trở thành một nhà quản trị tuyệt vời.

Lời giới thiệu

Trích đoạn sách hay

CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ THIẾT YẾU

Có một số chức năng quản trị thiết yếu quyết định sự thành bại của một nhà điều hành. Khái niệm “chức năng thiết yếu” bắt nguồn từ ngành y tế. Nó là cách thức hữu ích và độc đáo cho phép bạn kiểm soát các hành động trong sự nghiệp của mình. Giả sử, khi tới gặp bác sĩ để kiểm tra sức khỏe tổng quát, bác sĩ cho biết bạn đang có nguy cơ mắc phải một loạt các vấn đề về sức khỏe như thừa cân, huyết áp cao, cơ thể không săn chắc do ăn những thứ ăn không phù hợp, có nhiều thói quen xấu ảnh hưởng đến sức khỏe. Nếu muốn khỏe mạnh, bạn phải điều chỉnh và thay đổi các chức năng của cơ thể thiết yếu. Đó là nhịp tim, huyết áp, hoạt động sóng não, nhịp thở và các thước đo sinh lý khác. Mỗi khu vực chức năng là một ranh giới phân định giữa khả năng sống và chết trong lâm sàng. Nếu thiếu một dấu hiệu thiết yếu bất kỳ kể trên, bạn sẽ bị coi là đã chết về mặt lâm sàng. Với những thông tin như vậy, bạn quyết định thay đổi một loạt thói quen liên quan đến sức khỏe. Trước hết, bạn quyết định sẽ đi bộ 30 phút mỗi ngày, đây là con số lý tưởng giúp bạn có được thể chất tuyệt vời. Tuy nhiên, khi bạn bắt đầu đi bộ 30 phút một ngày để giảm cân, điều gì sẽ xảy ra với nhịp tim, huyết áp và thậm chí cả hoạt động sóng não của bạn? Câu trả lời là khi cải thiện một khu vực, bạn đồng thời bắt đầu cải thiện cả các khu vực khác. Điều tương tự cũng xảy ra trong hoạt động quản trị. Khi bạn cải thiện một chức năng quản trị quan trọng, sự cải thiện đó sẽ lan tỏa và tạo ra thay đổi tích cực ở các khu vực chức năng khác. Bằng việc tập trung và chuyên tâm cải thiện một kỹ năng quản trị cụ thể, bạn cũng đồng thời bắt đầu cải thiện toàn bộ các kỹ năng quản trị của mình. Bạn thật sự đã tạo ra một hiệu ứng cấp số nhân, có thể dẫn tới sự cải thiện tổng thể nhanh chóng về cấp độ kỹ năng và giá trị đóng góp của mình cho công ty.

7 chức năng quản trị thiết yếu

Trong quản trị, bạn phải thể hiện năng lực thích đáng ở từng khu vực trong 7 khu vực chức năng để có được hiệu quả xuất sắc. Sự thiếu vắng bất kỳ chức năng quản trị nào cũng có thể dẫn tới nguy cơ thất bại trên cương vị điều hành.

1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là kỹ năng quản trị chủ chốt và thiết yếu đầu tiên. Khả năng lập kế hoạch cẩn trọng từ trước liên quan đến việc bạn muốn hoặc cần hoàn thành sẽ cho phép bạn đạt hiệu quả cao hơn những người không lập kế hoạch. Để thành công trong quản trị, có một quy tắc tối quan trọng, đó là “tư duy trên giấy”. Hãy viết ra các mục tiêu và xác định thật rõ điểm đích mà bạn muốn đạt đến. Lên danh sách chi tiết mọi bước cần tiến hành để đạt được các mục tiêu đó. Lập ra danh sách kiểm tra các hoạt động này theo trình tự thời gian để có được một bản kế hoạch chi tiết mà bạn có thể thực hiện theo từng bước. Càng hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch, mọi người càng làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

2. Tổ chức

Chức năng quản trị thiết yếu thứ hai là tổ chức. Khi đã lập kế hoạch xong, bạn cần kết hợp yếu tố nhân lực, nguồn vốn, các nguồn lực và cơ sở vật chất cần thiết để biến kế hoạch thành hiện thực. Các nhà điều hành xuất sắc nhất rất giỏi lập kế hoạch và tổ chức. Do đó, họ có thể kết hợp và điều phối hoạt động của nhiều người để thực hiện những nhiệm vụ phức tạp. Ở hai kỳ Olympics — Olympics mùa hè ở Los Angeles năm 1984 và Olympics mùa xuân ở Salt Lake City năm 2002 – Ủy ban Olympic đều rơi vào tình trạng hoang mang, bối rối và cả hai thành phố này đều dự đoán họ sẽ bị thiệt hại nặng nề về tài chính. Sau đó, các quan chức của thành phố Los Angeles mời ủy viên bóng chày Peter Ueberroth và Salk Lake City mời Mitt Romney, ứng viên tổng thống của Đảng Cộng hòa năm 2012, giúp triển khai dự án. Các nhà điều hành xuất sắc này ngay lập tức tiến hành lập kế hoạch, tổ chức và điều phối hàng chục nghìn người ở những khu vực địa lý rộng lớn, giải quyết hàng ngàn chi tiết công việc và đưa cả hai thành phố thoát khỏi nguy cơ thua lỗ tài chính. Nhờ kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức của hai nhà quản trị tài năng, giải đấu đi từ dự đoán lỗ lớn sang lợi nhuận cao và đạt được thành công vang dội theo đánh giá của các bên tham gia và những người quan sát. Lại một lần nữa, chìa khóa để tổ chức tốt là “tư duy trên giấy”. Hãy thảo luận những việc phải làm với các bên liên quan tham gia thực hiện kế hoạch đó. Càng dành nhiều thời gian lập kế hoạch và tổ chức trước khi hành động, khả năng thành công của bạn càng cao.

3. Tìm kiếm những người giỏi nhất

Chức năng quản trị thiết yếu thứ ba là tuyển dụng nhân viên. Khả năng chọn ra những người phù hợp hỗ trợ thực hiện mục tiêu đã xác lập có ý nghĩa tối quan trọng trong thành công của bạn với tư cách nhà quản trị. Trong nhiều trường hợp, một cá nhân yếu kém hoặc không có năng lực giải quyết một công việc có thể dẫn tới thất bại của cả doanh nghiệp. Các tờ báo tài chính thường xuyên đăng tải các câu chuyện về việc những nhà điều hành cấp cao đưa ra quyết định tệ hại và đẩy các công ty lớn đến bờ vực phá sản. Để có được đóng góp giá trị nhất, bạn phải phỏng vấn và tuyển dụng những người giỏi nhất cho từng vị trí đồng thời phải loại bỏ những người không có năng lực để đạt được các mục tiêu của mình.

4. Học cách ủy quyền

Chức năng quản trị thiết yếu thứ tư là ủy quyền. Ủy quyền là kỹ năng thiết yếu mà bạn cần học hỏi và áp dụng bởi nó cho phép bạn tối đa hóa năng suất và khai thác tốt những đóng góp của các thuộc cấp.

5. Luôn đi đầu trong công việc

Chức năng quản trị thiết yếu thứ năm là giám sát hay quản lý. Giám sát đòi hỏi mọi người phải hiểu rõ các kỳ vọng của bạn và tiêu chuẩn bạn đặt ra. Sau đó, hãy thường xuyên kiểm tra để đảm bảo công việc đang được thực hiện đúng tiến độ và theo đúng tiêu chuẩn đã thống nhất.

Khi mọi người biết bạn quan tâm đến công việc đủ để theo dõi tiến độ thường xuyên, họ sẽ nỗ lực để làm tốt công việc và thực hiện theo đúng lịch trình hơn.

6. Liên tục cập nhật thông tin

Chức năng quản trị thiết yếu thứ sáu là báo cáo. Khi bạn làm tốt, hoặc ngay cả khi bạn gặp vấn đề khó khăn, những người xung quanh bạn cần được cho biết chuyện gì đang diễn ra. Hãy đảm bảo rằng các thông điệp được truyền tải giữa bạn và cấp trên đều rõ ràng và nhất quán. Hãy lên lịch đều đặn cho những cuộc gặp mặt trực tiếp để cập nhật thông tin đầy đủ cho cấp trên về việc bạn đang làm và tiến độ thực hiện công việc đó. Một hoạt động thiết yếu khác đó là giao tiếp đồng cấp với đồng nghiệp, những người không thuộc quyền quản lý của bạn, nhưng lại cần biết bạn đang làm gì để thực hiện công việc của họ ở mức tiêu chuẩn cao hơn. Cuối cùng, hãy thực hành quản trị cởi mở với nhân viên dưới quyền. Hãy để nhân viên của bạn biết tất cả những gì đang diễn ra: tốt, xấu và tệ hại. Theo các cuộc phỏng vấn và nghiên cứu về “Nơi làm việc tuyệt vời” được tổ chức hàng năm, những nhân viên vui vẻ, hạnh phúc trong công việc cho biết, họ luôn biết rõ những yếu tố tác động đến công việc và công ty của mình.

7. Xác lập tiêu chuẩn rõ ràng

Chức năng quản trị thiết yếu thứ bảy là đo lường. Như đã đề cập ở phần trước, đây là bước xác lập tiêu chuẩn rõ ràng cho những việc bạn muốn hoàn thành, để mọi nhân viên biết chính xác hiệu quả công việc của họ được đo lường như thế nào. “Nếu không thể đo lường, bạn sẽ không thể kiểm soát.” Hãy buộc bản thân và nhân viên đặt ra một con số cho mọi hoạt động. Tin tốt là mọi hoạt động kinh doanh đều có thể đo lường, thường bằng các con số bằng cách này hay cách khác. Nhiệm vụ của bạn là giúp mọi người lựa chọn con số chính xác để đo lường hiệu quả thực hiện công việc trong một lĩnh vực cụ thể, để rồi sau đó tập trung vào việc đáp ứng hay vượt lên con số đó.

Vì vậy, hãy cam kết ngay từ hôm nay về việc cải thiện các chức năng quản trị thiết yếu — lập kế hoạch, tổ chức, tuyển dụng, ủy quyền, giám sát, báo cáo và đo lường — đồng thời tập trung hết mình để cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ ở từng khía cạnh.

Thuật Quản Trị

Nguồn: Internet

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here