“Trong một cuộc họp, bạn có thể tỏa sáng hoặc phá hỏng tất cả. Điều đó tùy thuộc ở bạn, nhưng bạn không thể che giấu được.”

Hội họp không phải là hoạt động tốn thời gian. Nếu được quản lý tốt, chúng sẽ là thứ công cụ đầy quyền năng để giải quyết vấn đề, ra quyết định và trao đổi ý kiến – cũng như đạt kết quả nhanh chóng.

Dựa trên kinh nghiệm tư vấn cho các công ty hàng đầu trong suốt nhiều năm, tác giả Brian Tracy đã tự mình rút ra được những điều nên làm trong các cuộc họp – và cả những điều không nên. Trong quyển cẩm nang bỏ túi này, ông đã tiết lộ những ý tưởng đơn giản, xác thực để giúp các cuộc họp trở nên ngắn gọn hơn, hiệu quả hơn và thỏa mãn tất cả những ai tham gia, cụ thể như:

• Tổ chức các kiểu hội họp khác nhau

• Xác định rõ mục tiêu và kết quả mong đợi từ cuộc họp

• Lập nội dung chương trình theo danh sách ưu tiên

• Bố trí phòng họp sao cho lý tưởng nhất

• Khuyến khích trao đổi cởi mở

• Thảo luận đúng hướng

• Tránh lỗi suy nghĩ bè phái

• Tóm tắt các điểm thảo luận và quyết định đã thông qua

• Từng bước đạt được sự đồng thuận và nhất trí hành động

• Giao phó trách nhiệm và thời hạn hoàn thành

• Tối đa lợi ích thu được từ thời gian hội họp

• Và…nhiều hơn nửa!

Trích đoạn sách hay

TỔ CHỨC CUỘC HỌP NHƯ THẾ NÀO?

Khả năng dẫn dắt cuộc họp của bạn là yếu tố then chốt để quản lý thành công. Kỹ năng này là một trong những dấu ấn lãnh đạo, là bằng chứng rõ ràng nhất đối với mọi người trong doanh nghiệp của bạn. Peter Drucker từng viết: “Các công cụ quan trọng của một giám đốc là hội họp, thuyết trình và báo cáo.” Bạn phải thể hiện mình xuất sắc trong cả ba phương diện trên.

Cần phải rõ ràng

Cụm từ quan trọng nhất đối với thành công có lẽ là rõ ràng. Có lẽ 95% thành công của bạn được quyết định bởi sự rõ ràng tuyệt đối về những gì bạn muốn đạt được và cách đạt được chúng.

Tương tự, có tới 95% các vấn đề bạn sẽ gặp phải là do sự thiếu rõ ràng. Đó là lý do tại sao việc bắt đầu bằng một dàn ý viết tay và xác định rõ mục đích của cuộc họp là điều rất quan trọng – dù chỉ gói gọn trong một câu. Khi mọi người ổn định chỗ ngồi, bạn có thể bắt đầu cuộc họp bằng cách phát biểu: “Chúng ta tổ chức cuộc họp hôm nay vì lý do này và để đạt được kết quả cùng mục tiêu đó.”

Lên kế hoạch mở đầu cuộc họp

Năm đến bảy phút đầu tiên của bất kỳ cuộc họp nào là phần quan trọng nhất của cuộc họp đó. Cách mở đầu sẽ đặt nền tảng, tạo ra các yếu tố liên quan, sắp xếp những khái niệm tham khảo và chia sẻ với mọi người có mặt trong phòng họp về lý do họ có mặt tại đây, trong thời gian bao lâu và cần đạt được điều gì.

Bạn có thể cân nhắc việc viết trước phần giới thiệu – từng chữ một – rồi đọc lên khi bắt đầu cuộc họp, sau đó dừng lại. Sự rõ ràng này cho phép bất kỳ ai dù không biết bạn hay tình huống họp vẫn bắt kịp nội dung cuộc họp ngay từ đầu.

Hãy cụ thể và tuân thủ thời gian. Mọi người nên biết chính xác khi nào cuộc họp bắt đầu và khi nào kết thúc. Thông tin này nên được in trên đầu trang tờ chương trình họp, nhưng bạn sẽ muốn nhắc lại trong phần giới thiệu.

Bắt đầu đúng giờ

Hãy bắt đầu cuộc họp đúng giờ. Đừng hành hạ những người tham dự đúng giờ bằng cách bắt họ chờ đợi những ai đến trễ. Cứ giả sử rằng những ai đến trễ sẽ không góp mặt rồi bắt đầu cuộc họp ngay lập tức. Đây là lời khuyên vô giá với tôi khi mới đảm nhiệm vị trí quản lý.

Nếu ai đó đến trễ và nhận ra họ đã bỏ lỡ thông tin quan trọng, hãy từ chối bắt đầu lại hay điểm lại thông tin cho họ. Nếu quá săn sóc người đến trễ, bạn thật ra đã trừng phạt những ai đến đúng giờ. Khi người đến trễ cảm thấy mình có chút yếu kém, sau cùng họ sẽ hiểu thông điệp và tự khắc đến đúng giờ vào lần sau.

Nhiều công ty có chính sách rằng: nếu cuộc họp bắt đầu lúc 10 giờ sáng, họ sẽ khóa cửa phòng họp lúc 10 giờ 1 phút. Bạn có thể thực hiện điều này khi cần thúc mọi người đến họp đúng giờ trong lần tới.

Tuyên bố

Nếu mục đích của cuộc họp là nhằm giải quyết vấn đề, bạn cần nói: “Chúng ta có mặt tại đây để thảo luận vấn đề này và ra quyết định, kết luận hoặc đề ra hướng giải quyết sắp tới. Đây là các thực trạng của vấn đề. Còn đây là thông tin, các phương án đã cân nhắc và tin khảo sát từ thị trường. Bây giờ chúng ta nên làm gì?”

Hãy khuyến khích thảo luận cởi mở. Điều quan trọng là bạn hãy mời từng người tham gia phát biểu, không chỉ những ai có nhiều đóng góp và hăng hái mà cả những người trầm lặng và ít nói. Đặc biệt, bạn muốn nghe ý kiến từ những người có chút miễn cưỡng khi tranh luận với những ai có tính háo thắng và quyết liệt hơn. Những người trầm lặng thường đóng góp rất nhiều nếu được khuyến khích và trao cơ hội.

Cách tôi khuyến khích mọi người đóng góp cởi mở trong các buổi thảo luận là áp dụng “phương pháp xoay vòng”. Trong vai trò trưởng nhóm, bạn sẽ bắt đầu cuộc họp và kế đến là người bên phải theo vòng tròn, rồi lần lượt mời mỗi thành viên phát biểu. Là người chủ trì cuộc họp, bạn sẽ phát biểu và đóng góp cuối cùng, chứ không phải đầu tiên. Khi đến phiên mình, bạn có thể nhận xét những ý kiến mà người khác đã nêu ra, khẳng định quan điểm của bạn và lặp lại một vòng nữa, nếu cần.

Việc này rất giống với khởi động một cỗ máy. Sau khi bạn tiến hành một hoặc hai lượt xoay vòng như vậy, mọi người sẽ đều được phát biểu và đóng góp vào cuộc họp.

Từ chối chi phối cuộc họp

Những người chủ trì cuộc họp giỏi nhất sẽ không chi phối cuộc họp. Họ khuyến khích người khác phát biểu. Thật không may, khuynh hướng tự nhiên của người chủ trì cuộc họp là nói át đi gần 50% lượng thời gian trung bình của cuộc họp đó. Họ nói càng nhiều thì những người khác càng trở nên im lặng hơn và đóng góp ít hơn trong cuộc họp. Một khi người chủ trì chi phối cuộc đối thoại tại bất cứ thời điểm nào, hầu hết mọi người đều sẽ mất hứng thú về chủ đề đó và chỉ mong quay lại làm việc.

Thay vì vậy, trong vai trò trưởng nhóm, bạn nên làm người điều phối. Hãy tránh lên mặt giảng giải hoặc lấn át cuộc thảo luận. Nếu không thể khuyến khích mọi người đóng góp thì bạn sẽ nói nhiều hơn một cách tự nhiên, chỉ vì bạn là người chủ trì.

Bám sát nội dung cuộc họp

Hãy đảm bảo cuộc thảo luận đi đúng hướng. Công việc then chốt của người chủ trì cuộc họp là kéo mọi người trở về vấn đề chính. Hãy bám sát các hạng mục trong nội dung chương trình và đừng cho phép thảo luận lạc đề hoặc lan man.

Bạn phải nhấn mạnh việc bám sát nội dung. Một khi bạn bắt đầu nói về chủ đề họp, hãy thảo luận cặn kẽ nhưng đồng thời nhấn mạnh việc bám sát vào những gì được quyết định, ai nhận nhiệm vụ gì và khi nào hoàn thành, trước khi chuyển sang hạng mục tiếp theo trong nội dung chương trình.

Không bám sát nội dung cuộc họp và không nhấn mạnh vào vấn đề chính là hai yếu tố gây mất thời gian đáng kể – và là nguyên nhân chính khiến các thành viên tham gia họp than phiền.

Hãy tóm tắt lại khi kết thúc mỗi điểm thảo luận và khi kết thúc cuộc họp. Hãy thông báo và nhắc lại thời gian, lịch trình hành động, kế hoạch thực hiện và nội dung phân công của bạn. Sau đó, hãy để mọi người nhất trí với những gì được quyết định trong cuộc họp, các phần việc cũng như người đảm nhiệm.

Cuối cùng, hãy dành ra thêm vài phút trong ngày diễn ra cuộc họp đó. Quyết định đưa ra càng quan trọng thì việc bạn phân phát những nội dung này bằng văn bản càng quan trọng, để khi mọi người thắc mắc thì họ có thể quay lại hỏi bạn ngay lập tức. Nếu không có câu hỏi nào, mọi người sẽ thông qua biên bản họp mà bạn đã gửi cho họ.

Thuật Tổ Chức Hội Họp

Nguồn: Internet

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here